Privacybeleid
(AVG / GDPR)

1. Wie is verantwoordelijk?

FlexGrafik is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

• FlexGrafik – ZZP Branding Partner
• Vestigingsplaats: Rotterdam, Nederland
• KvK-nummer: 89057554
• BTW-nummer: NL004864102B31
• E-mail: info@flexgrafik.nl
• WhatsApp: +31 687 286 151

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• ✓ Bezoekers van onze websites: flexgrafik.nl, zzpackage.flexgrafik.nl en app.flexgrafik.nl.
• ✓ (Potentiële) zakelijke klanten (ZZP/MKB) en hun contactpersonen.
• ✓ Gebruikers van de Wizard en de game "Bouwplaats Chaos".
• ✓ Personen die via e-mail, telefoon of WhatsApp contact met ons opnemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening. Het gaat onder meer om:

• Zakelijke en contactgegevens: Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, naam contactpersoon, e-mailadres, WhatsApp/telefoonnummer, aflever- en factuuradres.
• Project- en maatwerkgegevens: Informatie over jouw branding (logo, huisstijl), maten van kleding/voertuigen, en bestelgeschiedenis van ZZPackages.
• Gebruik van de Wizard en game: Configuraties uit de Wizard, scores/alias in de game en benodigde gegevens voor kortingscodes.
• Website- en communicatiedata: IP-adres, browsertype (via cookies), formulierdata en inhoud van WhatsApp/e-mail communicatie.
• Betaal- en administratieve gegevens: Factuurdata. Volledige betaalgegevens worden verwerkt door Mollie; wij ontvangen enkel de status en transactie-info.

4. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen (art. 6 AVG):

• a) Uitvoering van de overeenkomst: Om offertes te maken, opdrachten te ontwerpen en leveren, contact te onderhouden en kortingscodes toe te passen.
• b) Wettelijke verplichtingen: Voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten.
• c) Gerechtvaardigd belang: Verbeteren van onze diensten (analytics), bijhouden van een portfolio voor vervolgopdrachten en gerichte B2B-communicatie, na afweging van jouw privacy.
• d) Toestemming: Voor niet-noodzakelijke cookies (zoals marketing/advertenties) vragen wij altijd expliciet toestemming via de cookie-instellingen.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites maken gebruik van cookies:

• ■ Functionele cookies: Noodzakelijk voor de Wizard en de werking van de website.
• ■ Analytische cookies: Om het gebruik van de website te analyseren (privacyvriendelijk ingesteld).
• ■ Marketingcookies: Voor gerichte B2B-advertenties (o.a. Google/Meta pixels), uitsluitend na jouw toestemming in de cookiebanner.

Je kunt jouw cookie-instellingen op elk moment wijzigen via je browser of onze cookiebanner.

6. Met wie delen wij jouw gegevens (derden)?

Wij verkopen jouw gegevens nooit. We delen data alleen met partners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht:

• Hostingleverancier: Voor opslag van de portal, Wizard en game.
• Mollie: Voor veilige online transacties.
• Vervoerders (PostNL, DHL): Voor de fysieke bezorging van producten.
• ErKaPremium (Montage-partner): Voor montage van belettering of voertuigen (indien van toepassing).
• Administratiekantoor: Voor financiële verwerking.
• Analysetools (Google/Meta): Uitsluitend indien toegestaan door jouw cookievoorkeuren.

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Gegevens die buiten de EER worden verwerkt, zijn beschermd via standaardcontractbepalingen (SCC’s).

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Om te voldoen aan wettelijke minima en best practices in Nederland hanteren wij de volgende termijnen:

• Facturen en administratie: 7 jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht).
• Project- en ontwerpdata (bestanden, maatwerk): Maximaal 5 jaar na je laatste opdracht, zodat we je bij vervolgopdrachten (bijv. vlootuitbreiding) direct kunnen helpen, tenzij je eerder om verwijdering verzoekt.
• Gegevens uit de game en Wizard (kortingscodes): Maximaal 2 jaar, puur voor toekenning van de gewonnen korting.
• Offerteaanvragen zonder vervolg: Maximaal 2 jaar na ons laatste contact.

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Jouw gegevens zijn veilig. Wij gebruiken beveiligde verbindingen (HTTPS/SSL), toegangsbeperkingen, regelmatige software-updates en strenge afspraken met onze hostingpartijen. Hoewel geen systeem 100% waterdicht is, doen we er alles aan om lekken te voorkomen.

9. Jouw rechten

Volgens de AVG heb jij de volgende rechten met betrekking tot je data:

• Inzage: Weten wat we van je hebben.
• Rectificatie: Fouten laten aanpassen.
• Verwijdering: Gegevens laten wissen (mits dit niet botst met wettelijke plichten zoals de belastingdienst).
• Beperking & Portabiliteit: Verwerking tijdelijk stoppen of je data opvragen in een gangbaar format.
• Bezwaar: Verzet tegen verwerking voor bijv. direct marketing.

Stuur je verzoek naar info@flexgrafik.nl of via WhatsApp (+31 687 286 151). We reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Gebruik van WhatsApp en andere kanalen

Wij gebruiken WhatsApp als snel communicatiekanaal voor het delen van proefdrukken en statusupdates. WhatsApp heeft een eigen privacybeleid. Belangrijke afspraken worden altijd (ook) via e-mail of de portal bevestigd voor een duidelijke administratie.

11. Minderjarigen

Onze diensten zijn uitsluitend gericht op zakelijke klanten (B2B, ZZP'ers) en niet op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 18 jaar.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

FlexGrafik kan dit privacybeleid wijzigen of actualiseren. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via flexgrafik.nl/privacybeleid/. Bij grote wijzigingen stellen wij onze klanten op de hoogte.